辦理大型活動備忘錄
辦理大型活動備忘錄
時程
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工作項目
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活動前一個月
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租借會議場地,場地要事先探勘確認
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活動前二十五天
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1.規劃活動議程及確認會議議題
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活動前三週
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1.通知主講人及引言人等提供簡歷及會議資料、簡報資料
2.設計、印製邀請卡
3.完成邀請來賓之聯絡資料庫建置
4.完成線上文宣及報名表設計
5.線上活動訊息公告:
(1)校園網站首頁----訊息發布;
(2)產學組首頁----最新消息
6.E-mail郵件寄發
7.海報製作及張貼
8.活動經費預估及借支簽核
9.簽陳公文、開會通知單、回條、電話聯絡(會簽前先協調各單位)
10.經費預算:紅布條(照片存檔將來評鑑很好用)、餐費、演講費、雜支…
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活動前兩週
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1.受理及處理報名資料
2.催收主講人及引言人等提供簡歷及會議資料、簡報資料
3.設計會議手冊封面及內頁排版編排
4.安排及邀請會議司儀
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活動前一週
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1.確認出席貴賓名單開會回條人數確實掌握
2.設計貴賓桌牌、指示牌、貴賓席、保留席等
3.設計貴賓及來賓名牌樣式
4.會場布置規劃及搜尋施工廠商
5.彙整、編排會議手冊
6.參加人數預估及預訂活動當天餐點
7.準備長官致詞稿及簽核
8.準備司儀報幕旁白稿
9.向工作團隊先簡報報到程序、注意事項
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活動前五天
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1.貴賓車輛入校申請,向總務處申請,並向警衛室報備
2.預訂貴賓胸花
3.會議手冊印製
4.製作出席貴賓及來賓名牌
5.活動當天支援人力招募及培訓(報到、拍照、茶水、接待)
6.主持人與司儀稿要事先作協調討論,事先務必與長官溝通程序、貴賓介紹等
7.召開工作人員協調會:安排工作人員及學生工作內容、分工配置表、簡報活動內容(讓所有工作人員瞭解活動流程)
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活動前一天
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人員確認
1.主持人、主講人、引言人、貴賓
2.致詞長官
3.活動當天工作人員:
資料確認
1.會議資料
2.簡報檔案安裝於活動用電腦內
3.長官致詞稿
4.出席費收據、演講費(簽收單)
活動當天流程確認
會場布置
1.場內布置(紅布條張掛、貴賓座位牌、貴賓席標示、媒體席標示、桌花、麥克風、紅布條)
2.場外布置(報到桌、指示牌、點心桌、議程表、活動海報張貼(海報要貼正)並照相存檔)
3.場地檢查:冷氣、桌子清潔、茶杯清潔、厠所清潔、衛生紙等
4.錄音器材、照相機、事先一定要檢查是否有電
活動當天行政事項確認
1.餐點
2.簽到桌、來賓簽到表、桌上花
3.貴賓座位牌
4.相關文具備用
5.會議資料、參與人問卷、會場座位表
6.電腦、投影機(多預備一台備用)、光筆
活動行程模擬
到位人員:司儀、工作人員、工讀生
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活動當天
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特別提醒
1.主辦人身邊配置可靈活調度的學生代表,以備隨時協助突發狀況
2.工作人員隨時細心注意主管及主講人動態及需求,並及時提供協助
場外
1.指定專人負責貴賓接待,引導至貴賓休息室
2.需在貴賓抵達休息室之前請單位主管先行抵達休息室
3.負責簽到及資料發放之工作人員數,必須配合出席來賓
4.照相人員注意:一定要拍到長官、來賓說話(正面、影相要大、含紅布條或海報、觀眾)多拍一點(事後可挑選)
5.來賓停車(事先照會總務處、警衛室)
6.安排校門口接待人員、電梯接待人員
場內
1.與會貴賓介紹:主講人簡歷
2.接待人員安排分工:簽到、乾洗手、發資料、發餐點便當、帶位..等
3.來賓中場倒茶水人員安排
4.餐點點收:工作人員輕聲說話以免影響會場、點收便當注意不要產生噪音
5.用餐:工作人員最好先用餐(有好體力會做事更有效率)、長官便當要事先送到、為貴賓預備裝便當紙袋(可用專科時期的公文封),避免使用塑膠袋(會有噪音及不環保)。
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活動結束後
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1.演講人謝卡
2.存檔結案:相片word檔、記錄、經費核銷
3.工作檢討與紀錄(放入SOP)
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資料來源:參考華泰文化出版周春芳經理「產學合作教戰手冊」及北商產學合作組曾美麗專員多年辦理活動經驗分享。