「產學媒合會議」標準作業流程(SOP)
「產學媒合會議」標準作業流程(SOP)
參考範例
一、 發送會議通知
1. 協調參加媒合會議之企業及學校研發團隊，確認媒合會議時間、地點及參加人員名單。
2. 申請借用媒合會議室
3. 發送會議通知(為簡化作業，通常以電子郵件或傳真發送，非必要不以正式公文發送)。會議通知需註明詳細媒合地點及會議室地圖與交通指引。
二、 媒合會議召開之前
1. 以電話向各出席人員確認收到通知，以及詢問以何種交通工具抵達會場。
2. 請參加媒合會之企業及媒合教師準備簡介資料，並要求於會議前提供簡報電子檔產學媒合會議主辦單位視需要準備簡介資料，介紹學校研發能量及產學合作服務項目。
3. 彙集會議資料，視需要影印適當份數準備於會議中分發。
4. 視需要預定餐點。
5. 準備會議使用電腦及單槍投影設備等。
6. 視需要為來賓申請校內停車位。(將媒合會議通知單影本送交校門口警衛，並告知來訪來賓之車號，以防廠商被拒門外。)
7. 向廠商索取出席媒合會議來賓之緊急聯絡電話(最好有行動電話)製作歡迎海報。
8. 安排當天支援人力(茶水供應、拍照、簡報設備安置及操作)。
三、 媒合會議召開當天─顧客到達學校之前
1. 布置會場：歡迎海報放置在來賓到達會場時可明顯看到的位置、會議時間前二十分鐘開啟會議室照明及空調、茶水、簽到單、座位桌排、會議資料。
2. 相關承辦人員及主席最好於會議前二十分鍾抵達會場準備，需攜帶參加媒合會之企業人員與研發教師聯絡資料。
四、 顧客到達會場時
1. 招呼出席人員及請其簽到。
2. 企業未準時出席時主動聯繫。
五、 媒合會議進行中
1. 廠商介紹合作動機與需求。最好以簡報方式進行或口頭說明但提供書面資料。
2. 媒合教師介紹研究專長、研發成果、產學合作經驗、專利成果，以及實驗室設備與研究人力等。最好以簡報方式進行或口頭說明但提供書面資料。
3. 產學媒合會議主辦單位介紹學校整體研發能量、研發成果與特殊榮譽，以及產學媒合會議主辦單位服務能量、產學合作基本作業流程等。
4. 媒合會結束前會議主席應做出具體結論，擬定後續辦理事項。例如，安排參觀實驗室、參觀企業、請廠商提出更明確之技術規格、請廠商提供待解決問題之樣品供教師先期了解等。
六、 媒合會議結束後
1. 整理媒合會議現場。
2. 承辦人員整理及記錄媒合結果及後續追蹤事項。
資料來源:參考華泰文化出版周春芳經理「產學合作教戰手冊」