研究發展處

時程

工作項目

活動前一個月

租借會議場地，場地要事先探勘確認

活動前二十五天

活動前三週

1.通知主講人及引言人等提供簡歷及會議資料、簡報資料

2.設計、印製邀請卡

3.完成邀請來賓之聯絡資料庫建置

4.完成線上文宣及報名表設計

5.線上活動訊息公告：

 (1)校園網站首頁----訊息發布；

 (2)產學組首頁----最新消息

6.E-mail郵件寄發

7.海報製作及張貼

8.活動經費預估及借支簽核

9.簽陳公文、開會通知單、回條、電話聯絡（會簽前先協調各單位）

10.經費預算：紅布條(照片存檔將來評鑑很好用)、餐費、演講費、雜支…

活動前兩週

1.受理及處理報名資料

2.催收主講人及引言人等提供簡歷及會議資料、簡報資料

3.設計會議手冊封面及內頁排版編排

4.安排及邀請會議司儀

活動前一週

1.確認出席貴賓名單開會回條人數確實掌握

2.設計貴賓桌牌、指示牌、貴賓席、保留席等

3.設計貴賓及來賓名牌樣式

4.會場布置規劃及搜尋施工廠商

5.彙整、編排會議手冊

6.參加人數預估及預訂活動當天餐點

7.準備長官致詞稿及簽核

8.準備司儀報幕旁白稿

9.向工作團隊先簡報報到程序、注意事項

活動前五天

1.貴賓車輛入校申請，向總務處申請，並向警衛室報備

2.預訂貴賓胸花

3.會議手冊印製

4.製作出席貴賓及來賓名牌

5.活動當天支援人力招募及培訓(報到、拍照、茶水、接待)

6.主持人與司儀稿要事先作協調討論，事先務必與長官溝通程序、貴賓介紹等

7.召開工作人員協調會:安排工作人員及學生工作內容、分工配置表、簡報活動內容(讓所有工作人員瞭解活動流程)

活動前一天

人員確認

1.主持人、主講人、引言人、貴賓

2.致詞長官

3.活動當天工作人員：
 (1)簽到；
 (2)接待；
 (3)會場燈控；
 (4)活動攝錄影、錄音

資料確認

1.會議資料

2.簡報檔案安裝於活動用電腦內

3.長官致詞稿

4.出席費收據、演講費(簽收單)

活動當天流程確認

會場布置

1.場內布置(紅布條張掛、貴賓座位牌、貴賓席標示、媒體席標示、桌花、麥克風、紅布條)

2.場外布置(報到桌、指示牌、點心桌、議程表、活動海報張貼（海報要貼正）並照相存檔)

3.場地檢查：冷氣、桌子清潔、茶杯清潔、厠所清潔、衛生紙等

4.錄音器材、照相機、事先一定要檢查是否有電

活動當天行政事項確認

1.餐點

2.簽到桌、來賓簽到表、桌上花

3.貴賓座位牌

4.相關文具備用

5.會議資料、參與人問卷、會場座位表

6.電腦、投影機(多預備一台備用)、光筆

活動行程模擬

到位人員：司儀、工作人員、工讀生

活動當天

特別提醒

1.主辦人身邊配置可靈活調度的學生代表，以備隨時協助突發狀況

2.工作人員隨時細心注意主管及主講人動態及需求，並及時提供協助

場外

1.指定專人負責貴賓接待，引導至貴賓休息室

2.需在貴賓抵達休息室之前請單位主管先行抵達休息室
  歡迎並招呼貴賓

3.負責簽到及資料發放之工作人員數，必須配合出席來賓
  人數以及報到時間而定

4.照相人員注意：一定要拍到長官、來賓說話（正面、影相要大、含紅布條或海報、觀眾）多拍一點（事後可挑選）

5.來賓停車（事先照會總務處、警衛室）

6.安排校門口接待人員、電梯接待人員

場內

1.與會貴賓介紹：主講人簡歷

2.接待人員安排分工：簽到、乾洗手、發資料、發餐點便當、帶位..等

3.來賓中場倒茶水人員安排

4.餐點點收:工作人員輕聲說話以免影響會場、點收便當注意不要產生噪音

5.用餐：工作人員最好先用餐(有好體力會做事更有效率)、長官便當要事先送到、為貴賓預備裝便當紙袋(可用專科時期的公文封)，避免使用塑膠袋(會有噪音及不環保)。

活動結束後

1.演講人謝卡

2.存檔結案：相片word檔、記錄、經費核銷

3.工作檢討與紀錄(放入SOP)